4月10日中午，Reed、Ken和我来到香港博览馆，四周人头攒动、热闹非凡，公司代表们都在绕着蛇形排队取得通行牌，而后则各显神通把样品运到展位。展厅里，即使强劲的冷气也拦不住搬运工和布展工人们汗涔涔下，翘起的地毯总是和轮子纠结在一起，有些通道由于堆满建材甚至无法通行，不过大家都对这种混乱似乎已经习惯了。等第二天展会对客户开放，一切都理顺了，Cudy的摊位也顺利准时开张——展品、信息牌、海报、画册、咖啡、名片和精神饱满的业务一应俱全——这是Cudy第一次参加展会，也是我第一次准备一个摊位，理所应当应该做一下记录。
这次展会我们的摊位虽然只有3x3的9平米，但是把订位的时间算进去，实际上从2022年的12月就开始准备了。按照展会开放的日期往前看，下面是准备事项的预览，表格之后会对其中发现的注意事项和踩到的坑做些详细介绍。
| 事项 | 距离展会时间 | 花时间？ | 备注 |
|---|---|---|---|
| 询价+订位 | 距离4个月 | 中等 | 整理各种2开3开汇率价格计算比较花时间 |
| 设计画册 | 距离3个月 | 超级！ | 辛苦Ken设计 |
| 确认展品列表 | 距离3个月 | 一般 | 很重要，但会发生变动，但在印刷信息牌之前要定好 |
| 订酒店 | 距离3个月 | 还好 | 差点订错，一定要订Twin room |
| 设计海报并印刷 | 距离2个月 | 不是我 | 辛苦Ken设计 |
| 设计信息牌 | 距离1个月 | 是我 | 做个模板填信息更方便 |
| 购买亚克力 | 距离1个月 | 还好 | 提前在PPT上排好摆放规划 |
| 借样品 | 距离2周 | 还好 | 仅适用于自带展品才这么晚借，如果需要物流需要提前安排 |
| 购买展会物品 | 距离2周 | 还好 | 索要和整理发票更花时间 |
| 确认交通方式 | 距离2周 | 还好 | 跟包车公司扯皮花了些时间 |
| 印刷信息牌 | 距离1周 | 还好 | 跟老板最终确认展出产品后，微微调整10块钱搞定 |
| 确认人员安排 | 距离1周 | 还好 | 叫上业务一起定 |
| 行前小会+邮件广播 | 距离3天 | 还好 | 准备电子版+纸质版《展会须知》便于随时参考 |
询价和预定展位
这个过程总体没有遇到什么问题，就是要用表格做好记录。
影响展位单价的价格有很多，开口超过1面、在主干道、光地都会带来百分比的涨幅，不过对于这次9平没有什么影响。
最后感觉没有怎么还上价，连订4场然后付1/2——23春/秋+24春/秋——再来个95折上再来9折，销售双手一摊，看起来已经释放了最大的诚意，再不签就是我们的错了。后来到了展位听说有更便宜的，拿去再问销售，销售说“人家是2019年订后被锁三年，因此作为补偿也没有加收”听起来也好像合理。
合同和发票理所应当是需要保存好的，有的展会费用报销需要用到。
发票一定要收好！第一次付款之后发票在我记忆中已经送给财务但是后来就找不到了，好在销售说红冲之后能补开一张。
设计画册
我一开始认为，画册作为公司的产品名录，首先要建立一个模板来营造专业感和品牌感，于是在启动时过于纠结怎么展示产品信息。后来给老板看完第一章节的例子后，表示展示产品的方式丰富反而让阅读者有新鲜感，设计不统一未必是一件坏事，提示可以放手做，而且要多加入除产品参数信息之外的介绍内容，于是就放下悬着的石头加速排内容了。
后来我理解，所谓实现内容的丰富、把我们有的东西都列出来、让客户有东西可看其实就完成了一个项目的80%，剩下20%依靠统一格式、细节营造出的专业感对第一本画册俩说还只是锦上添花。后来事实证明，这些东西完全不要我来参和，光是设计师的功力发挥出来这些专业感也是水到渠成的事情。
在与设计师沟通的过程中，我原本计划用一个文档列出所有画册的内容，然后请设计师自由发挥进行排版的方法开展。不过我发现，纯文字的文档是没有人爱看的，而且很多内容在我没有自己实验排版之前，其实很难确认取舍哪些内容、以及一条文案要写多长，最后实践后的调整也证明，与其用文字标注某某字重要、写出冗长的效果要求，不如直接在PPT里做好初期排版，给位置字号摆出个大概，这样自己其实已经预见了一个大概的效果，设计师操作起来也更加有信心，可以减少掉很多沟通成本。
经过五稿、大概一个半月之后，画册内容基本成型，便将画册印A4纸，背对背贴好模拟成一本成册，开始在MKT、产品、业务之间流转审阅，再过两三稿和数次细节修改，就可送供应商付梓打样，最后一次检查之后，做量产印刷，即告完成。
画册的分发渠道有下：
- 在展会等Events上分发实物；
- 送给经销商。为了方便业务操作，需要提前算好外箱尺寸、重量、箱内数目信息登记入MKT物料列表当中。
- 在线上发布PDF。要提升阅读者体验，需要做一下处理——
- 让文件中文字保持可被搜索的状态 => 需要设计师提供非转曲的文档：
- 让文件足够小，方便下载 => 需要设计师导出PDF采取图像压缩/非最高清的方法 => 使用https://pdfcompressor.com/进一步压缩；
- 将A3的画面切成A4，方便用户阅读 => 使用https://www.sejda.com/split-pdf-down-the-middle操作即可。
确认展品
确认展品是个很简单的工作，在做信息牌之前请老板定一下清单，将名单中无法在展会之前量产的机型筛选出来发给结构工程师、请求提供空壳样机支持。样机在借样机之前再确认一次即可。
订酒店
订酒店不难，总结一下要求就是：
- 近——
- 可靠——不对到了现场之后被鸽子
海报喷绘
海报喷绘对于一个标摊来说（几乎）是唯一的装饰方式。
大概在展会开始的3个月前左右，展会组织方会把展位的尺寸信息、包括具体可以用来贴海报的区域发过来，这个时候MKT和产品一起就把大概哪个版面放什么内容确定，然后和尺寸一起发给设计师即可。
关于内容要怎么排版，我们的设计师已经提供了宝贵的意见——文字越精简越好、图幅越干净越好。我在展会观察一圈下来发现，会认真阅读一张海报上的文案的顾客少之又少，基本上的流程是目光被图幅吸引，然后再去看看海报的文案。而很多商家的海报由于本身的文案太多，导致图幅的美感本身也大幅下降。
张贴海报喷绘也是一个技术活，在布展的时候
| 项目 | 花费时间 | 参与部门 | 备注 |
|---|---|---|---|